פגישות וירטואליות

---

בכל שלבי הבנייה פגישות וישיבות הן קריטיות להצלחת הפרויקט. הן מספקות זמן לייעול שיתוף הפעולה בין חברי צוות ובעלי עניין רבים בעזרת תקשורת פנים מול פנים וזאת כדי לבדוק את דרכי הפעולה (עבר, הווה, עתיד), לתאם פעילויות ולהעלות סוגיות לקביעת תוכנית לפתרון.

בעידן החדש של ריחוק חברתי, מפגש אישי אינו אפשרי כפי שהתרגלנו. כתוצאה מכך, בבניה נאלץ להסתמך יותר ויותר על הישיבות הווירטואליות דבר שמוביל חברות לאמץ נהלים להתחברות מרחוק וזאת כדי להגביל את הישיבות באתר (ריחוק חברתי מגדיל את השמירה על בטיחות הצוות). כדי שפגישות ווירטואליות יצליחו, הן עדיין צריכות לספק את אותו ערך (רצוי  אפילו ערך גדול יותר) לבעלי העניין המשתתפים וזאת בכדי להתקדם בפרויקט.

חשוב מתמיד להיות מסוגל לנהל ולהתנהל בפגישות וירטואליות ביעילות.

מצאתי לנכון לשתף חמישה טיפים שיעזרו לנו בימים אלו.

1. תאום ציפיות
אחד הנושאים החשובים ביותר (בכל סוג פגישה), בדומה למה שבדרך כלל נעשה בפגישת התיאום הראשונה שלנו, נוודא שציפיות נקבעות ומועברות לסוג המתכונת של פגישה ווירטואלית. אם המשתתפים מבינים את הציפיות מהפגישה ומהתהליך בסגנון המפגש הווירטואלי, הם יצליחו להסתגל אליו.

2. בחירת הטכנולוגיה הנכונה
האפשרויות הרבות המוצעות כיום ליצירת פגישות וירטואליות עשויות לבלבל אותנו. כדי לוודא שאנחנו בוחרים את טכנולוגיה הנכונה, נערוך רשימה של פונקציות חשובות הדרושות לנו בכדי שהפגישות יצליחו. לדוגמה, בחירה בטכנולוגיה המאפשרת יכולת צירוף של שיחת ועידה בוידיאו חשובה מאוד בזמן שפגישות פנים מול פנים קורות לעתים רחוקות. זה יאפשר לחברי הצוות להמשיך ולהרגיש מחוברים לצוות ולתהליך. כדי לאפשר למשתתפים להיות חלק מפגישות וירטואליות, חשוב יהיה לתת לכל משתתף  את היכולת לשתף את "הרעיונות" שלו בעזרת יכולת שיתוף המסך ואפשרות הוספת הערות כמו סימוני "ענן", סקיצה "יד חופשית", חצים וכתיבת מלל וזאת כדי לעזור להסביר את תהליך המחשבה של כל אחד ואחד מהמשתתפים.

העניין הוא שהכלי הנכון תלוי בצרכים שלנו. לאחר שנבחר, אידיאלי לרכז את התיעוד וההערות במקום מרכזי אחד, נגיש מכל מקום ובכל עת. (צריך לזכור גם כי יכולת הטכנולוגיה משתנה ומתפתחת כל הזמן לכן יש לבחור בטכנולוגיה שהחברה המפתחת משקיעה ומאמינה בהתפתחות המוצר שלה). נוודא שברור לכולם כיצד המוזמנים צריכים להיכנס לפגישה ואם הם צריכים להיות מודעים להוראות מיוחדות לפני כן. לבסוף, אל לנו להמעיט בערך האבטחה, ככל שתיעוד שיחות ותהליכי פרוייקטים מבוצעים באופן מקוון, יש חשיבות רבה למידע הנמצא אי שם במרחבי האינטרנט ולא נרצה שכל אחד יוכל לגשת למידע לכן מומלץ להתייעץ עם צוות ה- IT שלנו בנושא אישורים ועמידה בתקנים בין לאומיים ביישומי אבטחה.

3. יצירת סדר יום ברור ונגיש
זה אולי נראה ברור מאליו, אבל הצבת אג'נדה ברורה וחלוקה מראש היא המפתח לקיום פגישה יצרנית. Word ו- Excel , PDF, שימוש ב E-mail הם כלים נפוצים, אך הם מקשים על חברי הצוות גישה נוחה למידע וגם לעקוב אחרי שינויים.

תכונה חזקה וחשובה של תיעוד הפגישות כמו זו שיש ל  Build  BIM 360 יכולת "Meeting minutes"  לא רק עוזרת לנו לבצע סטנדרטיזציה של פורמט האג'נדות והזמנים שלנו, אלא מספקת את היכולת לצרף מסמכים, שרטוטים כגון של AutoCAD או מודלים של Revit לרישומי וסעיפי הפגישה, מה שמגדיל את הנגישות למידע והופך אותו לנגיש במהלך הפגישה. סיכום פגישה ניתן לייצא בקלות ל- PDF להפצה והמידע נגיש לכל בעל גישה או הרשאה מתאימה.

4. "ללכוד" החלטות ולבסס אחריות
בפגישות וירטואליות "מסיחי הדעת" הינם רבים, לכן תמיד נסתכן בכך שתשומת לב המשתתפים יופנה למשהו אחר או שסתם ישכחו את הנאמר, במיוחד כאשר עובדים מהבית. כדי לעזור להפחית סיכון זה, ניעזר בתיבת הצ'אט לכתיבת מלל (במידה ולא  מצליחים להכניס מילה). בזמן שהשיחה זורמת, זה קריטי שמישהו ייקח זמנים בכדי ל"תפוס" את ההחלטות ולעקוב אחר מי אחראי ועל מה. בעזרת יכולת מעקב של BIM 360 תהליך זה הופך ממסורבל לחסר מאמץ. כל רשומות הפגישה הן ריכוזיות ומאורגנות ב- BIM 360 תוך שמירה על תיעוד מדויק של מהלך הפגישה כולל היכולת ליצר בזמן אמת משימה לביצוע כולל תאריך צפי לסיומה. כל המידע נשמר במקום מרכזי ומספק לכל מי שמוזמן לפגישה גישה למידע הדרוש כאשר נזדקק לו.

5. בקשת משוב
הדרך הטובה ביותר לוודא שהפגישות שלנו פרודוקטיביות היא לבקש משוב באופן קבוע. מכיוון שיותר עובדים מחוברים לפגישות וירטואליות מתמיד, זו ההזדמנות של כל חברה לבקש משוב, למדוד ולבסס שיטות עבודה מומלצות. בקשת משוב יכולה להיות פשוטה כמו פגישה לא רשמית או אפילו סקר אנונימי. אך על ידי בקשת משוב ויישום שינויים בתהליך הפגישה, אנחנו אמורים לראות שהמעורבות משתפרת.

ההמלצה שלי, היא לקבוע עוד היום שיטות עבודה מומלצות לפגישות וירטואליות.

יש לקוות שהמצב בו אנו נמצאים היום לא יישאר לעד, אך אם כן, אם יש לנו שיטות עבודה וטכנולוגיה מתאימה לתמוך בפגישות וירטואליות, זה יאפשר לנו להסתגל במהירות למצב חדש. צוותים עם כלים מתאימים וסטנדרטים מותאמים לצרכים בפגישות וירטואליות יועילו לעתיד.

מעוניינים לדעת עוד אודות ניהול פגישות בעזרת BIM 360? צרו עמי קשר ואשמח להרחיב.

[email protected]  או בטלפון: 050-5495005

בברכה

חמי מילר
מנהל טכנולוגיות שירותי מומחה ויועץ BIM