הצלחה באתר הבנייה באמצעות שימוש בפלטפורמת נתונים משותפת

לקריאת החלק השני במאמר- לחצו כאן

תארו לעצמכם בית ספר יסודי שבנייתו הושלמה באיחור של 99 ימים לאחר לוח הזמנים המתוכנן. בית חולים שמתפרסם בשל עבודה מרושלת. קומפלקס דירות יוקרה שהושלם בחריגה של 4.6 מיליון דולר מהתקציב. אצטדיון שבאתר העבודה שלו יש יותר פציעות מאשר במגרש המשחקים. כשפרויקטים של בנייה מתקדמים בצורה חלקה, הם מקבלים שבחים רבים.

פרויקט שהשתבש, לעומת זאת, עלול להתפרסם מהסיבות הלא נכונות.

מאחורי כל פרויקט בנייה כושל עומד חוסר תקשורת בין בעלי התפקידים והצוותים בשטח. קבלנים ואנשי מקצוע מוצאים עצמם לעיתים קרובות עובדים עם נתונים ותוכניות מיושנים, הרצופים בשגיאות ניהול גרסאות. התוצאה היא החמצת מועדי השלמה מתוכננים ועבודות חוזרות יקרות. 'איי מידע' (Data silos), צוותים מנותקים ונראות גרועה של נתונים מרכזיים בפרויקט משפיעים לרעה על האיכות בשטח, וגורמים לבעלי התפקידים להטיח האשמות ולקבל אשמה במקום לחגוג את העבודה המשובחת שנעשתה.

בעלי התפקידים בפרויקט יודעים שטעויות שנגרמו בשל חוסר תקשורת עולות כסף ויכולות להאט את התקדמות הפרויקט לקצב זחילה. בעלי פרוייקטים אומרים כי שגיאות והשמטות בתכנון הן אחת הבעיות הראשיות המשפיעות על תוצאות הפרויקט, ו-80% מהבעלים סבורים ששגיאות אלה הן סיבה מרכזית לעלויות פרויקט נוספות, על פי McGraw Hill.

אתרי הבנייה של היום סובלים מחוסר תקשורת בין הצוותים, הגורם להחמצת מועדי מסירה מתוכננים, עבודות חוזרות יקרות ופרויקטים שמתפרסמים מהסיבות הלא נכונות.

כיום, מנהלי הפרויקט נתקלים לעתים קרובות בקושי לשלב ולשתף בהצלחה מידע ומסמכים מבעלי התפקידים הרבים שמפיקים נתונים קריטיים – דבר שעלול לגרום לניתוקו של אתר הבנייה. מנהלי המסמכים היושבים בקרוואן או במשרד מוצפים במספר עצום של מסמכים שנשלחים אליהם על ידי אדריכלים, יועצים, מפתחים, קבלני משנה, נושאי משרה ברמת העיר וברמת המדינה ועוד.

רק לעתים רחוקות המסמכים תואמים למוסכמה יחידה למתן שמות, ובכך הם מחייבים את מנהל המסמכים לבדוק ולשנות את שמו של כל מסמך לפני תיוקו בהתאם למבנה מערכת הקבצים של הארגון.

מנהל המסמכים נדרש לאחר מכן לוודא שלכל הצדדים באתר העבודה יש את המידע הרלוונטי ביותר להם. משימה זו נהיית מורכבת עוד יותר בשל העובדה שלצוותים רבים אין גישה למערכת הקבצים, ולכן מנהל המסמכים נאלץ לשלוח בדוא"ל קבצים בודדים או לעדכן מאגר קבצים נפרד.

הגישה למידע ולמסמכים משפיעה רבות גם על המפקחים, שאינם יכולים להרשות לעצמם להיות מוגבלים לקרוואן, ואין להם זמן להשתמש בתוכנה לא-ידידותית שאינה מתוכננת במיוחד לאתר העבודה.

באתר העבודה, הצלחתו של המפקח קשורה קשר הדוק למהירות שבה מנהלי המסמכים יכולים לעדכן מסמכים ולהעמידם לרשות השטח. המפקחים צריכים גישה מיידית למודלים העדכניים ביותר כדי לסמן ולכוון את העבודה לקבלני משנה. אם למפקח יש את המודלים והמסמכים המעודכנים ביותר, הוא יכול לפתור בעיות במהירות ולהפחית את הצורך במסמכי RFI.

העובדה ש-63% מבין אנשי מקצוע בענף הבנייה מסתמכים על תהליכים ידניים מבוססי נייר או על גיליונות נתונים, במקום על מודלים דיגיטליים, מקשה על גישתו של המפקח למידע. אם נעשים שינויים על ידי האדריכל, המהנדס או הקבלן הראשי, הצוותים בשטח מוצאים את עצמם עובדים מתוכניות שאינן- מעודכנות ומבצעים שגיאות שבשלב מאוחר יותר יהיה צורך לתקנן. כדי למנוע בעיה זו, 49% מאנשי המקצוע בענף הבנייה אומרים שהם מתחילים להיפרד מהניירת ומתחילים להעביר נתונים דיגיטליים באופן ידני – בזבוז משאבים קריטיים באתר עבודה על-פני משימות ידניות שצורכות זמן.

כאשר צוותים מסתמכים על ניירת כדי לתעד בעיות באתר העבודה, המעקב הופך לאתגר גדול. ההבנה אילו בעיות נפתרו ובאילו עדיין צריך לטפל נתקלת במורכבות משמעותית. ללא מתודולוגיה של סטנדרטיזציה לניהול בעיות, המידע שמוחלף בין מנהלי המסמכים לבין קבלני המשנה כנראה לא יהיה מדויק ולא יאפשר לפעול לפיו.

ככל שאתרי העבודה מתחילים לנטוש את התהליכים מבוססי ניירת, טכנולוגיות חדשות לענף הבנייה מפותחות כדי ליצור אתר עבודה מחובר ולמנוע בעיות של ניהול גרסאות. עם זאת, במקום לפשט את התהליך ולשפר את התקשורת, ההיצע הרב של הטכנולוגיה מציב סדרת אתגרים משלו. לעתים קרובות מדי, הקבלן הראשי משתמש בתוכנה מסוימת לניהול הפרויקט, ואילו קבלני המשנה משתמשים בתוכנות שונות, אשר משתלבות יחד לעיתים נדירות (אם בכלל). למעשה, רק 5.9% מהקבלנים אומרים כי כל היישומים שלהם משתלבים בשטח.  2

חוסר האינטגרציה הזה מגדיל את הסבירות שלחלק מהקבוצות לא תהיה גישה למידע העדכני ביותר הנדרש על מנת להשלים משימות ביעילות. הוא גם יוצר סיכונים של אבטחת נתונים ובקרת גישה. אם הצוותים אינם מסוגלים לשתף מידע באמצעות התוכנה או היישום הנבחרים של החברה שלהם, יש סבירות גבוהה יותר שהם ימצאו "פתרונות עוקפים", כגון פתרונות לאחסון מסמכים לא מאובטח בענן שאינם עומדים בסטנדרטים של אבטחת המידע הארגונית. דבר זה יוצר בעיות בתיאום, סיכון של אובדן או גניבת מידע, והשלכות משפטיות פוטנציאליות במקרה שנתונים רגישים מגיעים לידיים הלא נכונות.

בין אם הצוותים מסתמכים על תהליכים מיושנים מבוססי ניירת או בוחרים בפתרונות דיגיטליים לשיתוף פעולה ולאחסון נתונים, הם ממשיכים להיתקל באותן בעיות.

מה אם צוותי הבנייה יקבלו גישה מהירה למסמכים המעודכנים ביותר, ותוכלו לשתף אותם במהירות ובקלות עם כל מי שנמצא בצוות הפרויקט? מה אם תוכלו בקלות לפתוח תוכניות ומודלים, לסמן אותם או להוסיף להם הערות – גם אם הם אינם בפורמטים המקוריים של הארגון שלכם? מה אם לכל בעלי התפקידים תהייה גישה למסד נתונים מאוחד של כל המסמכים העדכניים, וניתן יהיה לעדכן אותם בזמן אמת ללא תלות במנהל מסמכים?

הערך של פלטפורמת נתונים משותפת

אסטרטגיה סטנדרטית לניהול מסמכים יכולה לסייע לבעלי תפקידים מרובים לשתף פעולה ביעילות. בנוסף, היא יכולה גם לספק ביטחון שנתונים רגישים בפרויקט יהיו מאובטחים ונגישים רק לבעלי התפקידים הזקוקים לגישה.

פלטפורמת נתונים משותפת (common data platform), או CDP, מציעה מקור מידע יחיד לפרויקט. CDP משמשת לאיסוף, ניהול והפצה של כל המידע שאושר בפרויקט לצוותים רב-תחומיים. CDP יכולה להשתמש בשרת, במערכת אקסטרא-נט או במערכת אחזור מבוססת-קבצים – אך לא משנה היכן וכיצד מאוחסנים הנתונים, היא צריכה לאפשר שיתוף מידע יעיל בין כל חברי צוות הפרויקט המורחב, ועליה לפעול בקרב חברות שונות ומיקומים גיאוגרפיים שונים. פתרון המבוסס על ענן הוא פתרון אידיאלי.

CDP צריכה לכלול את ארבע יכולות ניהול הנתונים הבאות:

* סביבת עבודה משותפת לחברים בצוות הפרויקט שמגיעים מתחומים שונים ומחברות שונות ונמצאים במקומות שונים
* גישה מבוקרת למידע המאוחסן ב-CDP
* תהליך אישור מובנה וניתן להגדרה כדי לשלוט בזרימת המידע של הפרויקט
* תהליך למעקב ולניהול פעילות הקשורה למידע ולבקרות ב-CDP

מאחר שהיישומים אינם משתלבים, 49% מאנשי המקצוע בענף הבנייה אומרים שהם מעבירים נתונים באופן ידני.

מידה והנכם מעוניינים במידע נוסף על הפלטפורמה החדשה אשמח לעמוד לרשותכם במייל: [email protected] או בטלפון: 050-5495005

בברכה,

חמי מילר
מנהל טכנולוגיות ושירותי מומחה