זמן שווה כסף

---

במחקר שנערך על ידי חברת המחקר, טק-קליריטי, הם מצאו כי מהנדסים מבזבזים, בממוצע, 15% מזמנם במשימות שאינן פרודוקטיביות.
בתחום התחתון ביותר הגיעו במחקר לבזבוז של למעלה מ 25% ובעצם באחת מארבע חברות הגיעו למצב שהמהנדס מבזבז את המקבילה ליום בשבוע.
בהחלט זה משהו ששווה להתייחס – אני בטוח שלכולנו עברה המחשבה בשלב זה או אחר שהיינו צריכים יותר שעות ביום או יותר ימים בשבוע, בעיקר כאשר מנסים לסיים פרויקט. ובכן בו נראה איך ניתן  להשיג שעות אלו.
(Source: Tech-Clarity Perspective: Best Practices for Managing Design Data, Tech-Clarity, Inc. 2012.)

מהיכן מגיע הזמן המבוזבז? אמנם המקורות הם רבים ושונים, מצאתי לנכון לציין שלושה מקורות בהם מאבדים זמן יקר.

1.הראשון הוא למצוא את הנתונים שאנו צרכים  כאשר צריך אותם. בדו"ח של טק-קליריטי, 46%, כמעט מחצית, מהנשאלים ציינו כי למצוא את המידע הנכון היה בעיה משמעותית עבורם. 
2.שימוש חוזר בתכנון קיים. 29% מהמשתמשים דיווחו כי שימוש חוזר נכון בנתונים קיימים  הוא אתגר שדורש זמן רב מדי.
3.יותר מ -25 אחוזים מהמהנדסים אמרו כי שיתוף מידע עם עמיתים פנימיים וחיצוניים, עבודה עם גרסאות לא עדכניות היוו בעיה  משמעותיות. 

למה בעצם אנחנו מבזבזים כל כך הרבה זמן בפעולות אלו? מהו שורש הבעיה?
מה שמצאו במחקר (האמת גם מהניסיוני), הוא ש- Windows Explorer פשוט לא נועד למהנדסים. אם לדייק, הוא לא פותח כדי לנהל קבצי CAD ביעילות בסביבה שיתופית בתנאי פיתוח ותכנון.
ובכל זאת, 57% מאנשים שהשתתפו במחקר ציינו כי רשת וכוננים משותפים (במילים אחרות, Windows Explorer ) הינו הכלי העיקרי שהם משמשים לניהול נתוני התכנון שלהם.

האמת הפשוטה היא שבמהלך השנים צברנו מידע רב מה שמקשה למצוא את הקבצים שאנו צריכים, בדיוק כשצריך אותם. 
לדוגמא, נניח שאני רוצה למצוא גיר אלומיניום בקוטר של 150mm שנוצר על ידי דני (אחד מחברי הצוות של פרויקט מלפני שנתיים). כמה זמן נראה לכם ייקח לי למצוא אותו? הרי הדבר היחיד שלרוב אנו מחפשים ב-  Windows Explorer הוא שם הקובץ, ולכן אנו מנסים להכניס כמה שיותר מידע בשם הקובץ עצמו ואם לא מצאנו את מה שחיפשנו אנחנו מתחילים לחפש בתיקיות הפרויקט הישנות ,נפתח קבצים שונים עד שנמצא את האחד. הדוגמה אולי קצת קיצונית אבל בכל זאת נפוצה. אפילו במציאת קובץ בתקיה המכילה מספר רב של קבצים יכול לקחת זמן רב, בו נחשוב רגע, כמה קבצים אנו  צריכים למצוא בכל יום וכמה זמן זה בממוצא זה לוקח לנו, אם יכלנו להוריד זמן זה לפחות משישים שניות לכל חיפוש כמה זמן הינו מרויחים?
שימוש בתכנונים קיימים כנקודת התחלה ליצירת מוצר מעודכן או דומה היא דרך מצוינת לחסוך זמן פיתוח. עם זאת, התהליך של העתקת תכנון באמצעות Windows Explorer הוא ממש אינו יעיל. 
הדבר הראשון שאנו נתקלים הוא קישורים שבורים בין קבצים. זה יכול להיות מכמה סיבות. 
אולי בגלל ששינינו שם של קובץ ,שדרך אגב מאבד את הקשר לשרטוט, אולי בגלל כפילות קבצים (הרי העתקנו את כל המחיצה) וההתאמות גוזלות זמן רב לתיקון.
והכי קשה זה לראות איפה השתמשנו בחלק באיזה תתי מכלולים (שרטוטים) הוא מופיע ועל מי ישפיע השינוי.

Windows Explorer חסר כמה יכולות בסיסיות שמהנדסים צריכים בעבודה משותפת. לדוגמא, אין דרך פשוטה כדי למנוע מאנשים אחרים לעבוד על הפרויקט או להחליף קבצים בתיקייה משותפת. הצוות שעובד יחד על אותו פרויקט צריך להיות מאוד ממושמע כדי לשמור בצורה טובה גרסאות של תכנונים. הנסיון שמשימות המסתמכות אך ורק על משמעת לצערנו לרוב  סופן להיכשל בשל טעות אנוש.
כשעובדים יחד המידע נמצא בתיקיות רשת משותפת וכאשר אנחנו עובדים בסביבה ההנדסית אנחנו עובדים ישירות על כונני הרשת מה שיוצר אטיות בעבודה (במיוחד עם צוותי גדולים). אם נחליט לקחת את הקבצים אלינו למחשב המקומי (בגלל האטיות) נגדיל את הסיכון לחוסר תאימות עם שאר חברי הצוות ובדרך זו אנו "מפזרים" את הקבצים במקומות שונים מה שגורם לכך שלא תמיד נוכל לאתר את הקובץ או להחליט איזה קובץ הוא העדכני ביותר.

להתגבר על אתגרים אלו אנו זקוקים לתוכנה שתנהל לנו את הקבצים ויעודה לעולם ההנדסה. היא צריכה להבין את המורכבות של היחסים בין קבצי ה CAD שתעזור למצוא את הקבצים שצריך מתי שצריך והכי חשוב עוזרת לנו לשתף מידע עם שאר חברי הצוות.

ניהול מידע הנדסי (PDM) נועד בדיוק בשביל זה כי פתרון PDM הוא אסטרטגיה לניהול כל המידע והתהליכים ההנדסיים הקשורים לתכנון שלנו, במקום אחד. 
אם נחזור למחקר טק קליריטי מצא ש30% מהחברות בעלות הביצועים הטובים ביותר משתמשות בתהליך PDM  לניהול נתוני התכנון שלהם.
הצעד הראשון לפתרון הוא לשים את כל הקבצים שלנו במקום אחד. זה אומר שרק צריך להסתכל במקום אחד ולא לדאוג שקבצים פרושים על פני שרתים שונים, תיקיות משותפות, ותחנות עבודה אישיות. אנחנו עדיין יכולים להשתמש בתיקיות כדי לארגן את המידע כפי שאנחנו רגילים, אז יש לנו את האפשרות לדפדף או לחפש בתוך סט של נתונים.וזה כולל מאפינים אפילו מתוך הקובץ או השרטוט כמו נתונים ממסגרת השרטוט.
מה שמוביל לנקודה הבא שלנו, מציאת המידע, בעצם עכשיו אנחנו יכולים למצוא את מה שאנו זקוקים ובקלות.

ניתן לחפש על פי כל המאפיינים הקשורים לקובץ ואפשר אפילו לחפש על פי קריטריוני חיפוש מרובים. ניקח לדוגמה את אותו – גיר אלומיניום 150 מ"מ שנוצר על ידי דני- עכשיו נוכל להכניס אוסף של קריטריונים כדי לצמצם את החיפוש בפעם אחת הדבר  כבר אינו מוגבל לשם קובץ בלבד. לבסוף, ניתן לחסוך בכך שחיפושים שחוזרים נוכל לשמור ולהשתמש שוב ושוב.

מערכת ניהול מידע כמו Autodesk Vault מסירה את כל הקושי בהעתקת מידע קיים- אם כלי ייעודי היא מאפשרת לקחת מכלול אחת או יותר ולבצע העתקה כאשר ההחלטה עם לבצע שימוש חוזר או יצירת חלק חדש בשיקולו של המהנדס היופי כאן שאנחנו יכולים להחליט בצורה אוטומטית איזה שם ניתן לחלקים החדשים ישנים כל השרטוטים מקבלים גם שם חדש ומשוכפלים בהתאם כמובן שניתן גם להחליף חלק בחלק וכל זאת בשמירה על כל הקשרים של החלקים השרטוטים וההרכבות.
Autodesk Vault PDM עוזר בבעיות טיפוסיות שיכולות להתעורר כאשר מספר אנשים עובדים על אותה קבוצה של קבצים. כל החששות לגבי קבצים מוחלפים נפתרים עם יכולת בסיסת פשוטה: Check in Check OUt, הקבצים מגיעים לסביבת העבודה שלנו והקובץ הופך להיות לקריאה בלבד וכמובן אם משתמש אחר רוצה את הקובץ הוא יודע אצל מי הוא נמצא ועדין יכול לראות את הגרסה העדכנית ביותר הנמצאת ב Vault לא פחות חשוב העבודה על הדיסק המקומי שלנו מהירה יותר מכל עבודה מול רשת בעיקר בקבצים גדולים עם ריבוי קישורים.
יכולות ניהול גרסאות, מעקב אחר כל השינוי שתבצע בתכנון, שמירה על אותו שם הקובץ. צפייה איזה קובץ השתמשנו והיכן, מי משפיע על מי, מי יושפע משינוי שם קובץ, כל זה ועוד יעזרו לנו לחסוך בטעיות זמן וכסף.

בעיני PDM מסתכם בשלושה דברים עיקריים – נתונים, אנשים, ותהליכים.

* הנתונים הם על כל ניהול הקבצים והמאפינים שמרכיבים את התכנון שלנו.
* אנשים הם על האתגרים ההנדסיים של צוות התכנון וגם על מי שאינו חלק מצוות ההנדסה.
* תהליכים הם על האתגרים של שמירה על נהלים סטנדרטיים בכל התפתחות חיי המוצר.

כל אחד מאלה מתפרק לתתי סעיפים עם בעיות ספציפיות שאנו חווים על בסיס קבוע. אשמח להראות לכם פיתרון המתאים לארגון הנדסי, מתאים.
כתבו לי ל – [email protected]

 

בברכה,

חמי מילר
מנהל טכנולוגיות ופיתוח עסקי